Опись документов для регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Приведем пример. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое. Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. доступны несколько видов доставки корреспонденции.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Ввод исходящей корреспонденции. Документооборот и делопроизводство от KostanaySoft О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения допускается удалить, добавить или изменить наименование графы:. Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию надо последовательно изучить каждую страницу. Гораздо более продуктивный подход — использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы — аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т. Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Нужно ли делать опись входящих или исходящих писем

Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы.

На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна:. В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда , а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:. Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке.

Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке. Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения. Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное — избежать путаницы. Главная Формы документов Журналы Журналы регистрации Журнал регистрации исходящих документов.

Теги: бланк , документы , журнал , образец , регистрация. Скопировать урл:. Сейчас на форуме. А если сотрудник в объяснительной записке сам признал факт нарушения: "инженера допускающего к этим работам какое-то Получается, вы предупредили за 2 месяца, что будет сокращение штата.

Но ведь приказа об увольнении по сокращению Заказчик расторгает договор, но письменно причину расторжения не указывает, сказал на словах, что было слишком Нарушение серьезное. Вы либо выговор ему делаете, либо увольняете. Другие виды дисциплинарного взыскания А если подобное нарушение с нарядом-допуском у одного из сотрудников уже было ранее год назад , я тогда Отменить ответ. Оставьте свой комментарий. E-mail, не будет опубликован.

Статьи по теме:. Ассистентус — электронный журнал для малого бизнеса, предпринимателей, бухгалтеров, юристов, кадровиков. Общение на форуме. Актуальные новости.

База документов. Всего документов. Калькуляторы , календари , справочники. Популярные документы. Вход на сайт. Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и Правилами форума. На ваш E-mail отправлено письмо с кодом подтверждения. Введите код для завершения регистрации. Не пришел код? Выслать повторно.

Спасибо за регистрацию на сайте. Восстановление пароля. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Опись документов для регистрации входящей и исходящей корреспонденции Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Понятно, что такую работу лучше проводить централизованно, так проще обеспечить однотипность оформления отправлений. Большему числу организаций доступны несколько видов доставки корреспонденции. Зачастую письма идут очень долго. Будет разумнее организовать собственную службу доставки. Причины тому следующие. Документооборот исходящих документов, Руководство, Проектов, Исследование из Делопроизводство И мы записали, что это — птеродактиль.

А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии.

Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:. Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

Опись документов для регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Журнал регистрации исходящих документов

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный. Обработка входящих документов К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы , указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журнал входящей/исходящей корреспонденции в CRM

Обработка документов

Графы журнала регистрации входящих документов Дата регистрации только текущая фактическая. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.

доступны несколько видов доставки корреспонденции. Учет входящих и исходящих документов. Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может. . Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как. Журнал регистрации входящих и исходящих документов. учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал — обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Как вести журнал входящей исходящей корреспонденции образец В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем?

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. titenca

    По-моему это уже обсуждалось.

  2. Софон

    Интересно даже для бухгалтера ))))

  3. geabfeco

    Было бы интересно узнать поподробнее

  4. ourenmaisob

    В этом что-то есть и это хорошая идея. Готов Вас поддержать.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных